Показательно и в то же время вызывает беспокойство, что только половина (48 %) опрошенных предпринимателей считают, что новые технологии позволяют им работать быстрее; еще меньше (31 %) знают, что цифровизация дает возможность экономить деньги, увеличить прибыль и повысить эффективность.
Использование компьютеров и Интернета в организации работы компании стало настолько само собой разумеющимся, что мало кто все еще задает вопросы, почему и как, однако закономерности успешного предпринимательства не изменились. Деньги нужно тратить рационально, и они должны работать – вне зависимости от того, тратите ли вы их на покупку топоров для своих работников или на обеспечение им служебных смартфонов.
Однако нельзя отрицать, что технологический подход меняет отношение и мышление. Старшему поколению трудно смириться с гораздо более легким отношением своих молодых коллег к рабочему времени и графику, а также к трудовой дисциплине как таковой, хотя современные технологии зачастую позволяют тщательно выполнять работу, находясь как дома, так и на пляже и за границей.
Одним словом, пояснения о необходимости цифровизации бизнеса сегодня кажутся излишними. Исследование Kantar TNS показало, что большинству предпринимателей для принятия решения о цифровизации компании достаточно аргументов, что компьютеры есть у всех (67 %) и все с ними знакомы (54 %). Это означает, что вопрос «Почему?» просто обходится стороной, хотя компьютер и Интернет – это инструменты, которые определенное предприятие может использовать самыми разными способами, лишь часть из которых будет действительно полезна для компании.
Таким образом, для делового человека, который уважительно относится как к своим работникам, так и к своим деньгам, цифровизация ради цифровизации не является и не должна быть достаточным аргументом для инвестирования десятков, сотен тысяч евро в обновление компьютерных систем, приобретение программного обеспечения и систем безопасности, а также в цифровизацию компании в целом.
Показательно и в то же время вызывает беспокойство, что только половина (48 %) опрошенных предпринимателей считают, что новые технологии позволяют им работать быстрее; еще меньше (31 %) знают, что цифровизация дает возможность экономить деньги, увеличить прибыль и повысить эффективность. Очевидно, это означает: только треть предпринимателей знают, что компьютерные системы окупаются – как и любой другой бизнес-инструмент, включая даже уже упомянутый топор. Вы же не станете покупать своим работникам топоры лишь потому, что так поступил успешный предприниматель? Он работает в лесном секторе, его работники, используя топоры, производят добавленную стоимость. Другим секторам потребуются другие инструменты. В век стремительного развития информационных и коммуникационных технологий (ИКТ) функциональность компьютеров расширяется и открывает новые возможности практически во всех отраслях.
Таким образом, в действительности вопрос заключается не в том, нужна ли компьютеризация, а в том, на КАКОМ УРОВНЕ она нужна. И здесь, прежде чем тратить деньги, следует рассмотреть как можно больше (теоретически даже тысячи) вариантов; они зависят от отрасли, в которой работает предприятие, его оборота, количества работников, деловых отношений, объема экспорта и других индивидуальных факторов.
Можно, конечно, попробовать прорваться сквозь эти дебри самостоятельно – бывает, что и таким образом достигается приемлемый результат. Однако, даже если у вас уже есть некоторый опыт в этой области, может оказаться, что цифровые технологии ушли вперед так быстро, что данный опыт годился вчера, а сегодня уже неактуален. Все чаще самым дешевым, быстрым и подходящим вариантом для предпринимателя оказывается готовое комплексное решение, включающее в себя все, что нужно современному офису. Важно помнить, что в цифровизации готовое к употреблению означает не стандартное решение, а решение, подобранное в соответствии с потребностями конкретного предприятия. А без подходящих критериев выбора при поиске и создании СВОЕЙ системы обойтись будет очень сложно.
С чего начать?
Конечно же, с выбора надежного советника! Хороший специалист поможет компании не только приобрести компьютерное оборудование, программное обеспечение и системы безопасности, но перед этим – выявить потребности предприятия, создать архитектуру цифровизации. Например, CRM-решение CSC Telecom Bitrix24 предоставляет единый инструмент для управления клиентами. Этот инструмент помогает привлечь новых клиентов и развить имеющуюся базу. Bitrix24 собирает удобную статистику по всем сделкам клиентов, вызовам, запросам и входящим контактам. Система автоматически сохраняет документы, списки и историю вызовов в одном месте. Вся работа отдела продаж как на ладони! Кроме того, Bitrix24 берет на себя все функции, связанные с управлением информацией, процессами продаж и маркетинга, рабочим временем, автоматизирует документооборот, оптимизирует внутреннюю коммуникацию предприятия. Интегрируется с любыми системами, которые компания уже внедрила. И, наконец, Bitrix24 предоставляет беспрецедентные аналитические возможности: система позволяет комбинировать данные, создавать новые группы, объединять их и быстро оценивать результаты. Более подробную информацию о системе можно получить на сайте в Интернете: csc.lv.
Однако, если по какой-то причине нет возможности реализовать комплексные решения или есть желание сначала попробовать, а потом решить, насколько масштабная система целесообразна, честно ответьте сами себе на вопрос: что мне это даст? для чего мне нужна цифровизация? Компьютер – это не самоцель, это инструмент, которым нужно уметь пользоваться. В частности, малые и средние предприятия должны понимать, что выиграет компания, внедрив цифровую стратегию. Когда мы начнем охватывать все вопросы, связанные с внедрение цифровых технологий, и подсчитывать затраты, может наступить критический момент, когда кажется, что проще – и определенно дешевле – продолжать работать как раньше.
И здесь тоже пригодится кто-нибудь, кто посоветует не останавливаться: к цифровой среде нужно привыкнуть, и лишь тогда, когда она станет частью повседневности, можно по-настоящему оценить сэкономленное время, деньги и более эффективное управление и контроль. Правильно используемые компьютер, планшет, смартфон, мощный Интернет в компании не вызовут вопроса, окупается ли это, напротив – подтолкнут к расширению и развитию системы. Каким образом? И здесь тоже возможности огромны.
Например, все более популярным сегодня становится обучение работников в цифровой среде, что и понятно ввиду усугубляющейся проблемы нехватки рабочей силы. Компания, которая умеет быстро и качественно подготавливать работников, получает несомненные преимущества. Однако, согласно опросу, проведенному CV-Online Latvia, более половины (52 %) опрошенных работодателей признают, что они воздерживаются от использования цифровых решений лишь в связи с недостатком информации, т. е. только половина всех работодателей готова использовать компьютерные системы для решения столь тривиальных задач.
В век Интернета это немного удивляет: ведь достаточно ввести в поисковой программе, например, «обучение работников в цифровой среде» – и вы получите доступ к нескольким решениям, адаптированным для латвийских предпринимателей.
Что вообще можно цифровизировать?
Самый простой уровень, без которого сегодня немыслима работа ни одного предприятия, даже самого маленького, – это программы, автоматизирующие юридическую и бухгалтерскую работу компании, в первую очередь, конечно же, документы. Это минимум, который необходимо внедрить, чтобы, во-первых, увидеть, что это означает в повседневной работе, и, во-вторых, иметь возможность оценить следующие шаги компании по внедрению новых технологий, таких как автоматизация отдельных процессов (рабочий процесс производства в реальном времени с KPI, использование BI IS и др.).
Что нужно учитывать при цифровизации предприятия?
В первую очередь, конечно, интересы командообразования, и здесь, вероятно, оптимальной будет модель RACI (от английского responsible, accountable, consulted, informed). Подробнее ознакомиться с моделью можно в Интернете: www.kvalb.lv.
Каждой компании необходима четкая договоренность о том, кто что будет делать, когда, с кем, каким образом и где. Договоренность возможна только при устном согласии и четком разделении обязанностей. RACI – это матрица разделения ответственности в виде линейной диаграммы, горизонтальная ось которой отражает функции и роли, а вертикальная ось – конкретные задачи. Данная модель используется в проектах и бизнес-процессах для четкого представления выполняемых задач и распределения ролей при их выполнении. Таким образом становится наглядным взаимное сотрудничество всех вовлеченных в достижение конкретной цели и важность каждого взаимодействия в общем процессе. Добровольная, осмысленная договоренность вообще является необходимой частью любого оцифрованного процесса: цифровизация возможна только в том случае, если владельцы предприятия, руководство и работники осведомлены, ЗАЧЕМ она нужна вообще и почему она выбрана в той или иной форме.
В цифровой модели особое внимание следует уделять развитию и совершенствованию продуктов и услуг. Это особенно важно, если у компании ограничены финансовые ресурсы и ей необходимо установить четкую систему приоритетов.
И, наконец, начав цифровизацию, вы должны быть готовы завершить ее, пройдя все запланированные этапы изменений. Лучше проводить цифровизацию медленнее, чем прерывать ее только потому, что она внезапно оказалась дороже, чем планировалось изначально. Кстати, чаще всего это становится камнем преткновения для крупных компаний. В данном отношении перед малыми и средними предприятиями открываются широчайшие возможности, поскольку зачастую нет необходимости в огромных ресурсах, сложных решениях или длительном времени.
Цифровизация уравнивает возможности.